Краткая история списков дел и почему они так эффективны

Краткая история списков дел и почему они так хорошо работают

Когда меня спрашивают про любимый инструмент повышения продуктивности – я знаю, что ответить.

Конечно, составление списка дел!

Это лучший инструмент, когда вам нужно многое сделать, и особенно когда дела навалились со страшной силой. Многие великие люди применяли их в своей работе, от Моисея и Леонардо да Винчи до Бенджамина Франклина и Джона Леннона.

Но почему списки дел так хорошо работают? Благодаря чему они помогают нам делать больше и вовремя?

Давайте разберемся.

 

Списки – основа культуры. ~  Умберто Эко

Списки могут принести нам огромную пользу и помощь. Но они же могут стать причиной нашей глубочайшей неудовлетворенности.

Это утверждают в книге «Воля: переоткрываем нашу величайшую силу» психолог Рой Баумейстер и колумнист New York Times Джон Тирни.

Особенно интересна нам третья глава — «Краткая история Списков Дел: от Бога до Дрю Кэри». В ней Баумейстер и Тирни изучают социокультурную анатомию нашего любимого организационного инструмента.

Давайте вспомним самые знаменитые списки дел в истории.

  • Библейский Миф о Сотворении Мира за 6 дней. На первый день Бог создал небо, землю, тьму, воду и свет и отделил свет от тьмы; на второй — создал твердь посреди воды и т.д.
  • 10 заповедей Моисея – тоже не что иное, как список. Только это не to-do-list, а not-to-do-list. Чего не надо делать. Ну вы помните, не укради, не убий и всякое такое.
  • Список добродетелей Бенджамина Франклина, которые он вырабатывал в своей жизни. И у него получилось, 100-баксовая купюра этому лучшее доказательство.
  • Условия успешного восстания — взять почту, телефон, телеграф. Сработало отлично, опять же.

Продолжать можно долго, но идею вы поняли.

Все эти истории и мифы связаны с психологическими экспериментами прошлого века, и они помогают понять, как сделать списки дел удобным инструментом, а не источником разочарования.

 

Эпическая ошибка Бенджамина Франклина

Бенджамин Франклин, например, показывает нам одну из величайших ошибок в составлении списков дел: пытаться сделать слишком много за раз, позволяя разным целям вступать в противоречие друг с другом:

Франклин пытался использовать подход «разделяй и властвуй». Он составил список добродетелей и создал краткую цель для каждой.

Например, для Организованности: «Для каждой вещи свое место; для каждого дела свое время».

Когда он работал молодым подмастерье в типографии, то пытался практиковать Организованность,  составляя жесткое ежедневное расписание работы.

Но его постоянно прерывали клиентов, и ему приходилось нарушать расписание ради встречи с ними.

Когда он практиковал Бережливость, то сам чинил свою одежду и сам готовил себе еду. И выяснилось, что тогда остается меньше времени для работы и побочных проектов – например, запуска воздушного змея в грозу или редактирования Декларации независимости.

Если он обещал провести вечер с друзьями, но отставал от графика работы, ему приходилось делать выбор и нарушать его главную добродетель: «Всегда выполняй то, что решил».

 

Что происходит, когда мы записываем в список дел противоречивые цели?  Вместо законченных дел – сплошная неудовлетворенность и апатия. И не всякий с этим справится (как Бенджамин Франклин).

Но выбор правильных целей бывает непростой задачей.

 

Вся правда о генералах из Пентагона. Ну почти вся

Однажды Баумейстера пригласили выступить в Пентагоне с докладом по управлению временем и ресурсами.

И он попросил элитную группу генералов выполнить короткое упражнение: описать свой стратегический подход к управлению в 25 словах.

Задание повергло в шок большинство из них. Все эти выдающиеся ребята в погонах не смогли ничего ответить.

Ничего.

Единственным генералом, сумевшим предложить хоть что-то, оказалась единственная женщина в аудитории.

Она сделала блестящую карьеру, пройдя путь от рядового, получив ранение в Ираке, и дослужилась до нынешней должности.

Ее подход выглядел так: «Сначала я составляю список приоритетов: раз, два, три, и так далее. Потом я вычеркиваю по одному, пока не останутся три главных».

С одной стороны, не слишком скрупулезно.

С другой — это простая версия важной стратегии списка дел для согласования долгосрочных и краткосрочных целей – «совмещение суеты с неопределенностью».

Если у вас много разных дел – используйте этот метод. Если он работает для генерала из Вашингтона – возможно, сработает и для вас.

 

Еще один подход к списку дел предлагает гуру продуктивности Дэвид Аллен, автор культовой, практически современной Библии «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса».

Смысл в том, чтобы придерживаться конкретных практических шагов, а не абстрактных больших целей. Запишите перечень конкретных простых действий, а не каких-то больших задач.

 

Так за счет чего списки дел так эффективны?

 

Освободите свой разум

Все эти невыполненные задачи маячат где-то на задворках нашего ума, никогда полностью не замолкая, пока дело не будет закончено.

Наш мозг регулярно напоминает нам о незавершенных задачах и неудовлетворенных целей, не давая спокойно спать и наслаждаться жизнью.

Это называется эффектом Зейгарник.

 

Эффект Зейгарник — психологический эффект, заключающийся в том, что человек лучше запоминает прерванные занятия, чем завершённые.

В среднем незавершённые действия у здоровых испытуемых вспоминались на 90% (!!!) лучше, чем завершённые.

Все это давит нам на мозг, мешает сосредоточиться и закончить начатое. Пока вы не избавитесь от них – они будут вас отвлекать снова и снова.

 

Первоначально считалось, что эффект Зейгарник — это способ мозга обеспечить выполнение цели. Что эти напоминания толкают вас снова и снова, пока вы не сделаете нужное.

Но недавнее исследование пролило новый свет на отношения между сознательным и бессознательным в наших списках дел.

Похоже, что эффект Зейгарник не является, как предполагалось много десятилетий, напоминанием, которое повторяется до тех пор, задача не будет сделана.

Сохранение отвлекающих мыслей не признак того, что бессознательное работает, чтобы закончить задание. И это не значит, что бессознательное заставляет  сознательный разум закончить дело.

А что тогда?

 

Плохой план лучше отсутствия плана

Вместо этого, бессознательное просит сознание сделать план. Подсознание, видимо, не может сделать это самостоятельно, поэтому оно ноет и пилит сознательный ум, чтобы он создал план, где будет точно указано: время, место, и возможности.

После того, как план создан, бессознательное прекращает пилить сознательный ум своими напоминаниями. Типа, я свою задачу выполнило, а дальше действуйте сами. Теперь, когда вы все записали, вам не нужно волноваться за них.

 

Какова мораль всех этих историй? Заполните список дел очень конкретными,  точными, не конфликтующими задачами.

Освободите свой разум от лишних напоминаний, и это поможет вам закончить начатые дела.

А потом можете спокойно редактировать декларацию независимости, досматривать любимый сериал или троллить друзей в фейсбуке.

 

Источник: вольный перевод поста «A Brief History of the To-Do List and the Psychology of Its Success» с блога brainpickings.org.  Очень рекомендую почитать этот блог, там вы найдете много очень интересных статей. 
_

Понравился пост?

Подписывайтесь на обновления нашего блога,
и не пропустите самое интересное.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*