Как составлять списки дел, которые работают — и главные ошибки, которых важно избежать

Когда дел столько, что голова идёт кругом, лучший способ вернуть себе контроль — достать лист бумаги (или приложение) и составить простой список дел.

Списки помогали людям веками: от библейских сюжетов до Бенджамина Франклина и генералов из Пентагона.

Но почему этот простой инструмент работает так мощно? И как сделать так, чтобы он помогал, а не превращался в источник чувства вины?

Давайте разберёмся на примерах.

Списки – основа культуры. ~  Умберто Эко

Списки могут принести нам огромную пользу и помощь. Но они же могут стать причиной нашей глубочайшей неудовлетворенности.

Это утверждают в книге «Воля: переоткрываем нашу величайшую силу» психолог Рой Баумейстер и колумнист New York Times Джон Тирни.

Особенно интересна третья глава – “Краткая история Списков Дел: от Бога до Дрю Кэри”. В ней Баумейстер и Тирни изучают социокультурную анатомию нашего любимого организационного инструмента.

Давайте вспомним самые знаменитые списки дел в истории

• Библейский Миф о Сотворении Мира за 6 дней. На первый день Бог создал небо, землю, тьму, воду и свет и отделил свет от тьмы; на второй – создал твердь посреди воды и т.д.
• 10 заповедей Моисея – еще один зачетный список. Только это не to-do-list, а not-to-do-list. Чего не надо делать. Не укради, не убий, и всякое такое.
• Список добродетелей Бенджамина Франклина, которые он вырабатывал в своей жизни. И у него получилось. Его лицо на 100-баксовой купюре – лучшее доказательство.
• Условия успешного восстания – взять почту, телефон, телеграф. Четко, быстро, по порядку.

Продолжать можно долго, но идею вы поняли.

Все эти истории и мифы связаны с психологическими экспериментами прошлого века. И они помогают понять, как сделать списки дел удобным инструментом, а не источником разочарования.

Эпическая ошибка Бенджамина Франклина

Бенджамин Франклин показал нам частую ошибок в составлении списков дел: мы пытаемся сделать всё и сразу и записываем в список цели, которые мешают друг другу. Так бывает…

Он составил список добродетелей и придумал для каждой короткую формулу.
Например, для организованности: «Для каждой вещи своё место; для каждого дела своё время».

Работая молодым подмастерьем в типографии, Франклин старался жить по расписанию. Но оно постоянно рушилось: клиенты приходили без предупреждения, прерывали работу — и ломали идеальный график.

Попытки следовать добродетели бережливости тоже оборачивались сюрпризами. Он сам чинил одежду и готовил себе еду, чтобы съкономить. Но потом понимал, что терял время, которое мог бы потратить на работу и важные проекты вроде запуска воздушного змея в грозу. Знакомая дилемма?

А если Франклин обещал провести вечер с друзьями, но отставал по делам, ему приходилось нарушать ещё одну важную добродетель: «Всегда выполняй то, что решил».  Снова конфликт целей.

Так что же происходит, когда мы записываем в список дел вещи, которые невозможно выполнить одновременно? Правильно: вместо продуктивности появляется чувство вины и неприятная мысль «я опять ничего не успел».

Франклин, обладая мощным умом и волей, всё-таки справился с этим экспериментом. Но большинству из нас не нужно героических усилий. Гораздо проще составить реалистичный, не противоречивый список дел, и он начнёт работать в нашу пользу.

Вся правда о генералах из Пентагона. Ну почти вся

Однажды Баумейстера пригласили выступить в Пентагоне с докладом по управлению временем и ресурсами.

И он попросил элитную группу генералов выполнить короткое упражнение: описать свой стратегический подход к управлению в 25 словах.

Задание повергло в шок большинство из них. Все эти выдающиеся ребята в погонах не смогли ничего ответить.

Ничего.

Единственным генералом, сумевшим предложить хоть что-то, оказалась единственная женщина в аудитории.

Она сделала блестящую карьеру, пройдя путь от рядового, получив ранение в Ираке, и дослужилась до нынешней должности.

Ее подход выглядел так: “Сначала я составляю список приоритетов: раз, два, три, и так далее. Потом я вычеркиваю по одному, пока не останутся три главных”.

С одной стороны, не слишком скрупулезно.

С другой – это простая версия важной стратегии списка дел для согласования долгосрочных и краткосрочных целей – «совмещение суеты с неопределенностью».

Если у вас много разных дел – используйте этот метод. Если он работает для генерала из Вашингтона – возможно, сработает и для вас.

Еще один подход к списку дел предлагает гуру продуктивности Дэвид Аллен, автор культовой, практически современной Библии «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса».

Смысл в том, чтобы придерживаться конкретных практических шагов, а не абстрактных больших целей. Запишите перечень конкретных простых действий, а не каких-то больших задач.

Так за счет чего списки дел так эффективны?

Освободите свой разум

Все эти невыполненные задачи маячат где-то на задворках нашего ума, никогда полностью не замолкая, пока дело не будет закончено.

Наш мозг регулярно напоминает нам о незавершенных задачах и неудовлетворенных целей, не давая спокойно спать и наслаждаться жизнью.

Это называется эффектом Зейгарник.

Эффект Зейгарник — психологический эффект, заключающийся в том, что человек лучше запоминает прерванные занятия, чем завершённые.

В среднем незавершённые действия у здоровых испытуемых вспоминались на 90% (!!!) лучше, чем завершённые.

Все это давит нам на мозг, мешает сосредоточиться и закончить начатое. Пока вы не избавитесь от них – они будут вас отвлекать снова и снова.

Считалось, что эффект Зейгарник – это способ мозга обеспечить выполнение цели. Что эти напоминания толкают вас снова и снова, пока вы не сделаете нужное.

Но недавнее исследование пролило новый свет на отношения между сознательным и бессознательным в наших списках дел.

Похоже, что эффект Зейгарник не является, как предполагалось много десятилетий, напоминанием, которое повторяется до тех пор, задача не будет сделана.

Сохранение отвлекающих мыслей не признак того, что бессознательное работает, чтобы закончить задание. И это не значит, что бессознательное заставляет  сознательный разум закончить дело.

А что тогда?

Плохой план лучше отсутствия плана

Вместо этого, бессознательное просит сознание сделать план. Подсознание, видимо, не может сделать это самостоятельно, поэтому оно ноет и пилит сознательный ум, чтобы он создал план, где будет точно указано: время, место, и возможности.

После того, как план создан, бессознательное прекращает пилить сознательный ум своими напоминаниями. Типа, я свою задачу выполнило, а дальше действуйте сами. Теперь, когда вы все записали, вам не нужно волноваться за них.

Какова мораль всех этих историй?

1. Заполните список дел конкретными,  точными, не конфликтующими задачами.
2. Освободите свой разум от лишних напоминаний – это поможет закончить начатое.
3. Выполните задуманное. А потом можете спокойно редактировать декларацию независимости, досматривать любимый сериал или троллить друзей в Телеграме.

Источники:
1. Перевод поста “A Brief History of the To-Do List and the Psychology of Its Success” с блога brainpickings.org.  Очень рекомендую почитать этот блог, там вы найдете много очень интересных статей.
2. Список в конце поста создан с помощью сайта canva.com –  www.canva.com/ru_ru/sozdat/checklist/  .  Если вам нужно создать красивый список дел – попробуйте, очень просто и удобно.