Скрытая цена, которую мы платим, когда нас отвлекают на работе

Я давно подозревала это. Что все эти «Есть минутка?», или «Ты не занята? Я хочу просто уточнить» – на самом деле ужасно коварные враги производительности. Но теперь эти подозрения переросли в настоящую уверенность. Теперья я точно знаю, во что они обходятся нам на самом деле.

Когда люди говорят о «культуре прерываний» на рабочем месте, в этом слышится какая-то обреченность.

Как что-то такое, с чем все равно ничего нельзя сделать. Вас все равно будут отвлекать, хотя это очень, очень снижает вашу производительность, удовлетворенности работой и нарушает баланс между работой и жизнью.

Возможно, нет другой такой разрушительной силы, к которой так пренебрежительно относятся. Почему?

Есть две причины, почему мы так легко относимся к прерываниям на работе:

1. Люди искренне не осознают, как дорого эти прерывания им обходятся.

2. Они не знают, как избавиться от этих перерывов должным – профессиональным образом.

 

Высокая цена для вашей продуктивности

По данным Basex исследования, такие прерывания на работе стоят экономике США 588 миллиардов долларов в год.

Исследования рабочего времени в фирмах показали, что эти безобидные прерывания и отвлечения крадут 40-60% самого продуктивного рабочего времени. Примерно 3-5 часов каждый день!

Причем, это исследование 2005 года, и я думаю, сегодня цифра еще больше.

Какие именно прерывания? Личные обращения коллег, электронные письма, текстовые сообщения, мессенджеры и т.д.

Говоря о прерываниях, важно определить, являются ли они важными, или срочными, или и то и другое сразу. Часто мы не разделяем эти категории, или рассматриваем все как важное и срочное. Важность тоже может быть разной – для вас, для группы (отдела) или всей фирмы в целом.

Каждый наш рабочий день – половина времени уходит коту под хвост, а мы даже не замечаем этого!

 

Высокая цена для морального духа

Отвлечения плохо влияют на моральный дух сотрудников, потому что они снижают общее количество сделанного. Работаешь-работаешь, а дела не видно.

Только сотрудник собрался, настроился и начал сосредоточенно размышлять над конкретной задачей – а тут раз, и его прервали.

Даже если сам разговор занял всего несколько минут – он не сможет мгновенно вернуться к своему делу. Ему придется начинать заново, снова собирать воедино ресурсы, мысли – и главное – готовность к работе.

В результате таких повторов сначала мы отвлекаемся от главной цели. К этому добавляется разочарование от необходимости начинать заново.

Мы не просто отвлекаемся на минуту. Мы теряем силы, время и удовольствие от работы.

Перерывы часто повышают количество ошибок, снижают качество, и заставляют переделывать работу. Плюс дополнительный стресс – раздражительность, беспокойство и лишнее давление, ведь у нас остается меньше времени на то, чтобы закончить вовремя.

Так что, втягиваясь в разговор, который начинается с вежливого вопроса “Есть минутка?” – на самом деле вы не просто тратите эту минуту. Вы теряет намного больше – свою энергию, энтузиазм и удовольствие от работы.

 

Просто чтение предыдущего абзаца вызывает неприятное чувство, правда?

Ведь если в результате отвлечений нам приходится работать дольше – это очень дорогая цена.

Дополнительный минус для всей компании. Когда хорошие сотрудники день за днем работают, не выполняя необходимое  – они с большой вероятностью уйдут. Придется искать новых, а это опять же имеет свою цену. Но новые сотрудники снова окажутся в той же ситуации, которая заставила уйти хороших сотрудников, и этот замкнутый круг может повторяться снова и снова!

 

Как прекратить платить эту цену

Чтобы избавиться от привычки прерываний, руководители и сотрудники должны усвоить пять новых, но вполне доступных навыков:

 

1. Персонализируйте цену.

Во-первых, чтобы создать мотивацию для этих навыков, нужно точно узнать время, которые вы теряете из-за этих перерывов, в том числе и время, которое тратится после перерыва – чтобы заново сосредоточиться и втянуться в работу. Пока мы не осознаем, как много теряем драгоценного времени – у нас не возникнет желания что-то изменить.

 

2. Заблокируйте время – для работы без отвлечений

Заблокироваться время – значит выделить специальный отрезок, и посвятить его важной задаче, которая требует пристального внимания и самой лучшей энергии.

Это означает дисциплинировать себя, и не позволять никаким перерывам отвлекать вас (за исключением действительно экстремальных ситуаций),

Можно даже закрыть комнату на замок, вежливо объяснив, в чем дело, и назначив другие время, когда к вам можно обратиться за помощью. Этот навык не дается слишком просто, но его вполне можно освоить, и он очень ценен.

Важно знать, когда вы работаете наиболее продуктивно – и именно на это время назначать работу над самыми сложными задачами.

 

3. Заблокируйте от отвлечений самого себя 

Мы все добровольные жертвы прерываний и отвлечений, и охотно даем себе возможность  попрокрастинировать. Возможно, делаем это гораздо чаще, чем нас отвлекают другие.

Интернет и современные социальные сети дают нам неограниченные возможности для этого. Но когда его не было, люди также прекрасно находили возможности поотвлекаться – помечтать, поболтать и просто потянуть время.

Блокировка самого себя помогает нам обрести власть над нашим собственным умом. Но для него потребуется осознанное решение. И осознанная концентрация на тех методах, которые помогут изменить привычки и преодолеть недостатки, которые мы практиковали в течение всей жизни.

Впрочем, постепенно и не торопясь – все это вполне достижимо.

 

4. Определите “излишки” времени – и тратьте их на важное

Точно выяснив, сколько времени у нас крадут за счет отвлечений, мы обнаруживаем прекрасный подарок – дополнительное, “прибавочное” время.

Чтобы использовать его мудро, нам нужно научиться разделять свои обязанности на 2 кучки:

• Первая – которые вносят наиболее важный вклад в вашу работу – “несколько критически важных”;
• и все остальные – это “неважное большинство”.

И довольно часто выясняется, что у нас обратное соотношение времени – когда большая его часть тратится не на важное, а на неважное большинство дел (правило 80/20 подтверждается и здесь).

Стоит потратить дополнительное “прибавочное” время именно на те несколько важных дел, которые приносят максимальную отдачу.

 

5. Пакетная (серийная) обработка

Блокировка времени создает нам прибавочное время, избавляя нас от зловредных перерывов.

Пакетная обработка тоже создает прибавочное время, помогая нам эффективно решать повторяющиеся или однородные задачи. Мы быстро решаем один пакет задач, а затем переходим к следующему.

Например, можно не  проверять почту постоянно, а делать это 1 или 2 раза в день, отвечая на все письма сразу. То же самое о звонками. Выполняя несколько однородных задач, мы сильно экономим время.

Важно помнить – не стоит назначать эти пакеты действий на самое продуктивное рабочее время. Такие часы нужно отводить на самые важные и сложные дела.

Резервируя время на однородные, серийные задачи, мы экономим больше времени и энергии, чем тогда, когда выполняем их в течение дня, сразу по мере их появления.

 

Привычка отвлекать (и отвлекаться) далеко не так безвредна, как мы думаем. И от нее вполне возможно избавиться.

Если сократить количество прерываний в своей работе (и в работе свой компании) – вы сможете делать больше за меньшее количество времени. Повысить качество работы и получать от нее больше удовлетворения.

 

Источники:

1. Исследование «The Cost Of Not Paying Attention: How Interruptions Impact Knowledge Worker Productivity» – executive summary

2. «The Hidden Costs Of Interruptions At Work», Edward G. Brown

_